Reporting Policy

.

مقدمة

تعبر هذه السياسة عن التزام شركة التجارة والاستثمار العقاري بتطبيق معايير الحوكمة في كل ما تقوم به، كما يتحتم أن يكون لدى موظفيها الالتزام بهذه المعايير وأن يحافظوا عليها. ومن هذا المنطلق وضعت هذه السياسة التي توضح كيف يمكن للموظفين أو أية جهة الإبلاغ عن مخاوفهم، كما توضح أنواع المشكلات التي تشملها السياسة وهي ترشد الأفراد إلى الطريقة التي يمكنهم بها الحصول على المساعدة عندما تكون لديهم مخاوف. .

* أهداف السياسة:

- توفير وسيلة للموظفين لرفع بلاغاتهم.

- تمكين إدارة الشركة من التعرف على أية شبهه في مراحل مبكرة.

- توفير الضمانات للموظفين الذين يبلغون عن أي سوء تصرف من أية مضايقات قد يتعرضون لها .

- خلق بيئة عمل تتمتع بأعلى معايير الشفافية والمحاسبة .

*نطاق السياسة:

إن واجب الإبلاغ عن المخاوف والتحفظات وأي تجاوزات ينطبق على جميع موظفي شركة التجارة والاستثمار العقاري ومن أجل أداء هذا الواجب يجب عليهم أن يقدموا أكبر قدر من المعلومات حتى تجرى التحقيقات المناسبة، ويجب عليهم التعاون في الرد على طلبات تقديم المعلومات الإضافية كلما تقدمت التحقيقات، ومن الواجب على المتعاملين مع الشركة مثل المقاولين والمتعهدين والموردين أيضاً الإبلاغ عن مخاوفهم بموجب هذه السياسة حسبما تقتضي الشروط التي تنص عليها عقودهم. وفي حال عدم وجود مثل هذا الالتزام التعاقدي فإننا نحثهم على استخدام هذه السياسة بغرض لفت انتباهنا إلى مخاوفهم بشأن الشركة أو أي شخص يعمل نيابة عنها، إن هذه الصراحة تسهم في وصول المعلومات إلينا والتي قد لا نتوصل إليها إذا لم يتم الإبلاغ عنها، على سبيل المثال الرشوة أو استغلال الهدايا والامتيازات .

*التصرفات والأفعال التي تستوجب الإبلاغ عنها:

- الرشوة التي تتضمن إعطاء أو تلقي المال أو أي شيء آخر ذو قيمة مادية.

- سوء استخدام المنصب أو السلطة الممنوحة لأي موظف من أجل تحقيق مكاسب خاصة.

- أي تصرف أخلاقي غير مناسب أو إهمال لواجبات العمل.

- مخالفة القوانين والتشريعات في الكويت.

- مخالفة اللوائح الداخلية المنظمة للعمل داخل شركة التجارة والاستثمار العقاري.

- إجبار الموظف من قبل رئيسه المباشر أو أي شخص يمتلك السلطة عليه بحكم منصبه على فعل شيء قد يتسبب بالضرر للشركة.

- أي تصرف قد يؤدي للإضرار بسمعة الشركة بأي شكل كان.

*إجراءات الإبلاغ:

إن المدير المباشر هو المكان الأول الصحيح للإبلاغ، إذا شعر الموظف بإحراج في القيام بذلك فعليه أن يلجأ للمدقق الداخلي أو نائب الرئيس التنفيذي أو الرئيس التنفيذي حسبما تقتضي طبيعة الموقف.

وإذا شعر الموظف بعدم الثقة في صحة اختياره فيما يخص المكان الذي يتجه له للإبلاغ، أو كان يشعر بالإحراج من إثارة الأمر عن طريق أحد هذه الطرق الداخلية، فلديه خيار إضافي توفره الشركة وهو صندوق الإبلاغ، ومرفق بالسياسة نموذج إبلاغ يمكن للموظف تعبئته ووضعه بصندوق الإبلاغ، علماً بأن محتوى هذا الصندوق سوف يطلع عليه أعضاء لجنة التدقيق المنبثقة من مجلس الإدارة فقط.

وتؤكد شركة التجارة والاستثمار العقاري أنه باستخدام نظام الإبلاغ عن الغش أو الفساد فإنه سوف يتم التعامل مع الأمر بكل فاعلية وحذر وسرية تامة أيضاً. ولضمان السرية لا يتم أبداً إرسال تقارير الإبلاغ بالفاكس أو البريد الالكتروني.

بموجب هذه السياسة يمكن التعبير عن المخاوف بدون الكشف عن الهوية، وإذا قام المبلغ بالتعريف بشخصه فإن اللجنة سوف تتعامل مع البلاغ والمبلغ بصفة سرية، لكن قد تكون هناك بعض الظروف التي تحتم على شركة التجارة فيها الكشف عن هويتك، على سبيل المثال في حال رفع دعوى قضائية.

وإذا قام المبلغ بالتعبير عن مخاوفه بدون الإفصاح عن هويته، وتساور الشركة شكوك بعد إجراء التحقيقات مثلاً، أن المبلغ أثار أمراً بصفة كيدية وهو على علم أن ذلك غير صحيح، فيجوز للشركة أن تتخذ الإجراءات الضرورية لتحديد هويته واتخاذ الإجراءات التأديبية في حقه والتي قد تصل إلى حد الفصل و رفع دعوى قضائية.

* الشروط الواجب توافرها في الإبلاغ:

حتى يؤخذ البلاغ على محمل الجد لابد من توافر دلائل جدية تبرر إعتقاد المبلغ بصحة الواقعة المبلغ عنها ويعتبر بلاغاً غير جدي إذا خلى من أي معلومات يمكن الإستدلال من خلالها على وقوع الحدث.

لذا يشترط في البلاغ الآتي:

- أن يتضمن توضيحاً كافياً للواقعة المبلغ عنها وزمان ومكان وقوعها والكيفية التي جعلته يعلم بالواقعة.

- اسماء الاشخاص المتورطين في الواقعة وصفاتهم.

- اسماء أشخاص يملكون معلومات أو دلائل عن الواقعة .

- أية وثائق أو سندات مؤيدة للواقعة المبلغ عنها .

ويفضل أن يوجد في البلاغ أية وسيلة إتصال بالمبلغ كرقم تلفون أو عنوان بريد إلكتروني في حال احتاجت اللجنة إلى أي معلومات إضافية.

* الإجراءات المتبعة بعد استلام الإبلاغ:

في حال تم تسليم البلاغ للمدير المباشر أو الرئيس التنفيذي أو نائبه :

يقوم مستلم البلاغ سواء كان المدير المباشر أو نائب الرئيس التنفيذي أو الرئيس التنفيذي بتشكيل

لجنة تحقيق داخلية في الموضوع على أن يكون الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس أعضاءاً فيها ويتم دعوة أي شخص معني ترى اللجنة بوجوب وجوده كعضو في لجنة التحقيق.

- تقوم هذه اللجنة بإجراء التحقيق في البلاغ المقدم لها باستخدام المصادر والقنوات التي تراها مناسبة

ومن ثم إعداد تقرير بالبلاغ وما توصلت إليه وتوصياتها ورفعها للجنة التدقيق للبث فيها.

- تقوم لجنة التدقيق بمراجعة تقرير اللجنة الداخلية والبث فيه.

في حال تسليم البلاغ للجنة التدقيق من خلال صندوق الإبلاغ:

- بعد استلام اللجنة للبلاغ لها مطلق الصلاحية في تكليف من تشاء بإجراء التحقيق.

- تقوم اللجنة بالتحقيق في البلاغ المقدم لها باستخدام المصادر والخبرات والقنوات المناسبة.

- تقوم اللجنة بإعداد تقريرها الذي يشتمل التوصيات فيما يتعلق بالبلاغ ويكلف الرئيس التنفيذي بتنفيذ التوصيات.

*الضمانات المقدمة لصاحب البلاغ:

إذا تم الابلاغ عن مخاوف حقيقية وتأكدت صحتها، فإن شركة التجارة والاستثمار العقاري بموجب هذه السياسة تضمن أن لا يكون المبلغ معرضاً لخطر فقدان عملك، أو التعرض نتيجة ذلك لأي شكل من أشكال المضايقات أو الإنتقاص، حيث يتم التعامل بجدية مع هذه المضايقات والتحقيق في ذلك واتخاذ الإجراءات الضرورية.

إن أي شخص متورط في أي نوع من المضايقات ضد الأفراد الذين يبلغون بحسن نية عن سوء سلوك أو أي مخاطر أخرى تهدد عمل الشركة، سوف تقوم الشركة باتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة ضده والتي قد تصل إلى حد الفصل أو رفع دعوى قضائية ضده.

*متابعة البلاغات من قبل الشخص صاحب البلاغ:

في حال كشف المبلغ عن هويته وتعاونه مع لجنة التحقيق ورغب في الإطلاع على مخرجات التحقيق والإجراءات التي اتخذت بخصوص البلاغ ، تتعهد الشركة بإخبار المبلغ بما تم في هذا الشأن بقدر الإمكان، إلا أنه قد لا تتمكن الشركة أن تخبر الموظف بالإجراء المتخذ بشكل محدد، لأن ذلك قد يكون فيه انتهاك لالتزام الشركة بالسرية فيما يتعلق بهذا الموضوع.

Print Form